Qui est en retard, ce qui part ensuite, et a quelles conditions
LUXPOS marque les factures echues, calcule le prochain niveau de relance et vous montre ce qui bloque avant d'envoyer. Vous relancez a la main, ou vous laissez la tournee de huit heures le faire.
- Trois niveaux, trois tons
- Relances en francais, allemand et anglais
- Historique de chaque envoi
Liste de factures avec statut ouverte, payée et en retard
Une facture impayee se relance quand on y pense, c'est-a-dire jamais au bon moment
La fiduciaire facture chaque heure passée à trier, et les erreurs n'apparaissent qu'après le bilan.
- Les factures echues sont relancees quand quelqu'un s'en souvient, donc rarement.
- Personne ne sait si un client a deja ete relance, ni a quel niveau.
- La relance part dans la mauvaise langue, et le ton est le meme au premier et au troisieme rappel.
- Un client a qui on a accorde un delai recoit quand meme un rappel.
Une comptabilité qui se construit pendant la vente, et un export que la fiduciaire n'a plus à retrier.
À quoi cela ressemble chez vous
Écrire, envoyer et relancer une facture sans avoir besoin d'une fiduciaire pour cela.
Trois taux de TVA sur un ticket et une clôture de journée qui colle au tiroir.
Le devis accepté devient la facture, sans tout ressaisir.
- Commerces et artisans qui facturent des entreprises avec des delais de paiement.
- Grossistes et fournisseurs qui ont beaucoup de factures ouvertes en meme temps.
- Prestataires qui veulent relancer poliment d'abord, fermement ensuite.
- Toute activite qui doit pouvoir prouver qu'une relance est bien partie.
Mettre les relances en place
Devis et factures à votre charte, relances automatiques, taux de TVA luxembourgeois préparés, export pour le comptable.
Posez vos regles
Delai de grace, delais et frais par niveau, interets de retard et votre taux, langue par defaut, adresse de reponse et copie cachee.
Regardez la liste
Reportez l'echeance d'un bon client, excluez une facture en litige, laissez une note. Ce qui est bloque reste visible avec son motif.
Envoyez, ou laissez envoyer
Relancez une facture ou une selection a la main, ou activez la tournee de huit heures. Dans les deux cas l'historique se remplit.
Voilà à quoi cela ressemble en service
Chaque image vient d'un compte réel — tickets encaissés, tables ouvertes, fiches de paie terminées. Aucune maquette.
Factures
Comptabilité
Facture d'un indépendant
Une comptabilité qui se construit pendant la vente, et un export que la fiduciaire n'a plus à retrier.
La relance comme une routine, pas comme une corvee
Le module vit a cote des factures : il reprend les echeances, applique vos regles et garde la trace de ce qui est parti.
La liste de ce qui est du
Les factures ouvertes passees au-dela du delai de grace, avec le niveau de relance suivant deja calcule. En tete de page : factures en retard, factures relancees et solde ouvert total.
Manuel ou automatique
En mode manuel, la liste propose et vous envoyez chaque relance vous-meme. En mode automatique, la tournee envoie les relances dues a huit heures du matin. L'envoi automatique est desactive par defaut, mais le passage en retard des factures echues se fait de toute facon chaque jour.
Trois niveaux, trois tons
Jusqu'a six niveaux, chacun avec son delai apres echeance et ses frais. Par defaut : rappel a sept jours, mise en demeure a vingt et un jours, dernier rappel avant recouvrement a trente-cinq jours. Les lettres existent en francais, en allemand et en anglais, et la langue suit le pays du client.
Les blocages sont montres, pas ignores
Facture exclue du mecanisme, paiement reporte jusqu'a une date, pas d'adresse e-mail sur le document, paiement partiel a verifier a la main : LUXPOS affiche le motif au lieu d'envoyer en silence. Vous pouvez forcer l'envoi en connaissance de cause.
Frais et interets de retard
Des frais par niveau et un interet de retard calcule au prorata des jours, avec votre propre taux. Le mail affiche un tableau frais, interets et total. A savoir : ces montants sont du texte dans la relance, ils ne sont pas comptabilises et n'alourdissent pas la facture.
L'historique qui fait preuve
Chaque relance garde le niveau, le destinataire, l'objet, le statut, et le montant du, les frais, les interets et les jours de retard figes au moment de l'envoi. Le niveau n'avance qu'apres un envoi reussi, donc le suivant ne s'appuie jamais sur un envoi rate.
Adapte au Luxembourg
Deux details comptent ici : la langue du client et le taux d'interet legal, qui ne se fige pas dans un logiciel.
- Lettres en francais, en allemand et en anglais, parce que la facture porte la langue du client.
- Langue choisie selon le pays du client, sinon la langue par defaut de l'entreprise, le francais dans la plupart des cas.
- Le taux d'interet de retard n'est pas code en dur : au Luxembourg, le taux legal suit le taux directeur de la BCE et change deux fois par an, donc vous saisissez le votre.
- La tournee quotidienne tourne a huit heures, heure du Luxembourg.
Questions sur les relances
- Les relances partent-elles toutes seules ?
- Seulement si vous activez l'envoi automatique, qui est desactive par defaut. Sinon la liste propose et vous envoyez vous-meme. Dans les deux cas, la relance part par e-mail : il n'y a pas de courrier postal ni de SMS.
- Dans quelle langue la relance est-elle envoyee ?
- Les lettres existent en francais, en allemand et en anglais. La langue est choisie d'apres le pays du client, et a defaut c'est la langue par defaut que vous avez reglee pour l'entreprise.
- Peut-on accorder un delai a un bon client ?
- Oui. Vous reportez la facture jusqu'a une date, ou vous l'excluez definitivement des relances, avec une note pour expliquer pourquoi. La facture reste visible dans la liste avec son motif de blocage.
- Les frais de rappel et les interets sont-ils factures ?
- Non. Ils apparaissent dans le mail sous forme de tableau avec un total, mais ils ne sont ni ajoutes a la facture, ni comptabilises. Si vous voulez les encaisser, il faut les facturer separement.
- Une facture partiellement payee est-elle relancee ?
- Jamais automatiquement. Elle apparait comme bloquee, parce que le montant restant doit etre verifie a la main avant qu'une relance parte avec un chiffre.
- Puis-je prouver qu'une relance est partie ?
- Oui. Chaque envoi est consigne avec son niveau, son destinataire, son objet, son statut et les montants figes a ce moment-la. Un client qui affirme n'avoir jamais ete relance est contredit par l'historique.
Les autres modules
Faites rentrer ce qui est du
Nous reglons les niveaux avec vous et passons en revue vos factures ouvertes actuelles, avant le premier envoi.