Qui vous doit quoi, visible sur une seule fiche
Chaque client a une fiche : coordonnées, factures, devis, tickets de caisse, adresses et son compte. Le solde ouvert s'y lit directement, et le relevé de compte se sort en PDF quand le client le demande.
- Facturé, réglé, ouvert par client
- Relevé de compte en PDF
- Avoirs imputables sur une facture
Fiche client avec historique et encours
Le solde d'un client ne devrait pas dépendre de la mémoire de quelqu'un
Celui qui part en vacances emporte l'information, et plus personne ne retrouve les comptes clients ouverts.
- Ce qu'un client doit encore est réparti entre les factures, un carnet et la tête du patron.
- Un client demande le récapitulatif de l'année et quelqu'un le reconstruit à la main dans un tableur.
- Un avoir existe quelque part, mais personne ne sait s'il a déjà été utilisé.
- Le numéro de TVA et le numéro RCS du client professionnel sont retapés sur chaque facture.
La fiche sait ce qu'une seule personne savait avant
Chacun dans l'équipe accueille le client comme seul le patron savait le faire, et chaque encours est traçable.
À quoi cela ressemble chez vous
Formule de couleur, préférences et dernier rendez-vous, pour que chaque collaborateur sache ce qui a été fait.
Livrer sur compte client et facturer une fois par mois plutôt qu'encaisser à chaque livraison.
Historique d'achat pour la garantie et l'échange, même sans ticket en main.
- Commerces qui facturent des entreprises et accordent des délais de paiement.
- Grossistes et fournisseurs avec remises par groupe de clients et prix négociés.
- Restaurants et salons qui ont des comptes société à côté de la clientèle de passage.
- Toute activité qui émet des avoirs et doit savoir ce qui reste imputable.
Mettre un compte client en place
Une fiche client avec contact, historique, dépenses, encours et notes. Vendre à facture et encaisser en fin de mois.
Créez la fiche
Particulier ou professionnel. Le numéro client est attribué par LUXPOS ou repris de votre propre série si vous gérez vos numéros ailleurs.
Facturez et encaissez
Factures, devis, avoirs et tickets de caisse se rattachent à la fiche. Le délai de paiement de la fiche fixe l'échéance par défaut.
Lisez le compte, soldez-le
Imputez un avoir sur une facture ouverte, remboursez un trop-perçu, ou sortez le relevé de compte en PDF pour le client.
Voilà à quoi cela ressemble en service
Chaque image vient d'un compte réel — tickets encaissés, tables ouvertes, fiches de paie terminées. Aucune maquette.
Fidélité
Factures
Une fiche, un compte, un relevé
La fiche client réunit ce qui était éparpillé : les documents émis, l'argent reçu, ce qui reste ouvert et les conditions négociées.
La fiche client
Coordonnées, adresses multiples et notes internes, visibles seulement en interne et jamais sur les documents. Pour un client professionnel : numéro de TVA, numéro RCS, numéro client et délai de paiement, qui sert ensuite d'échéance par défaut sur la facture.
Le compte, en trois chiffres
Facturé, réglé, ouvert, plus le solde de crédit disponible. Le solde ouvert apparaît aussi dans la liste des clients, donc vous voyez d'un coup qui traîne.
Le relevé de compte en PDF
Un document qui reprend chaque pièce émise avec son total, ce qui a été réglé et ce qui reste ouvert, les imputations de paiement derrière chaque ligne et le détail des crédits. C'est le document à envoyer au client qui conteste un solde.
Avoirs et trop-perçus
Un avoir confirmé se porte au compte, un trop-perçu s'enregistre, et le crédit s'impute sur une facture ouverte, se rembourse, ou reste disponible. Chaque mouvement est réversible : supprimer la ligne annule l'opération.
Conditions et prix B2B
Groupes de clients avec remise par défaut, délai de paiement propre et moyens de paiement autorisés, paliers de prix par quantité, et prix net négocié par client qui prime sur le reste.
Mandats SEPA
Un mandat de prélèvement se met en place par client, les quatre derniers chiffres de l'IBAN et la référence sont conservés, et une facture confirmée se prélèvera ensuite sans que le client ait à agir. La facture n'est marquée payée qu'à la confirmation du paiement.
Au vocabulaire luxembourgeois
Les documents et les écrans utilisent les termes que votre fiduciaire attend, et les mentions obligatoires du client professionnel se saisissent une fois pour toutes sur la fiche.
- Numéro de TVA et numéro RCS du client, repris sur les factures.
- Avoir, trop-perçu, imputé, réglé et relevé de compte : les termes du plan comptable usuel.
- Numéro client attribué par LUXPOS ou repris de votre propre série, pour rester aligné avec votre fiduciaire.
- Délai de paiement par client, ou par groupe de clients.
Questions sur les comptes clients
- Peut-on fixer une limite de crédit par client ?
- Non, et nous préférons le dire : rien ne bloque ni n'avertit quand le solde ouvert grandit. Ce que vous avez, c'est le solde ouvert visible en permanence dans la liste des clients et sur la fiche.
- Un client peut-il payer sur compte à la caisse ?
- Non. Il n'y a pas de mode de paiement à crédit en caisse. Le solde de crédit fait l'inverse : il dépense un avoir ou un trop-perçu déjà enregistré.
- Comment fonctionne le relevé de compte ?
- Vous le générez depuis le compte du client et vous recevez un PDF reprenant les pièces émises, les paiements imputés et les crédits. Il n'est pas envoyé automatiquement : vous choisissez quand et à qui vous l'adressez.
- Que devient un avoir une fois émis ?
- Il se porte au compte du client, puis s'impute sur une facture ouverte ou se rembourse. La facture concernée reste cohérente, et l'opération s'annule en supprimant la ligne au compte.
- Peut-on prélever une facture par SEPA ?
- Oui, si le client a signé un mandat. Le mandat est mis en place une fois, puis une facture confirmée est prélevée sans action du client, et elle n'est marquée payée qu'une fois le paiement confirmé.
- Peut-on garder nos propres numéros clients ?
- Oui. Le numéro client est soit attribué automatiquement par LUXPOS, soit saisi par vos soins si vos numéros viennent d'une série existante ou d'un autre système.
Les autres modules
Mettez vos comptes clients au clair
Nous ouvrons une fiche avec vos propres données et sortons un relevé de compte, pour que vous voyiez ce que le client recevrait.