Quem lhe deve o quê, numa só ficha
Cada cliente tem uma ficha: contactos, faturas, orçamentos, talões de caixa, moradas e a sua conta. O saldo em aberto está ali, e o extrato de conta sai em PDF quando o cliente o pede.
- Faturado, liquidado e em aberto por cliente
- Extrato de conta em PDF
- Notas de crédito imputáveis a uma fatura
Ficha de cliente com histórico e saldo em aberto
O saldo de um cliente não devia depender da memória de alguém
Quem vai de férias leva o conhecimento, e ninguém volta a encontrar as contas de cliente abertas.
- O que um cliente ainda deve está espalhado por faturas, um caderno e a cabeça do dono.
- Um cliente pede o resumo do ano e alguém reconstrói tudo à mão numa folha de cálculo.
- Existe uma nota de crédito em algum lugar, mas ninguém sabe se já foi usada.
- O número de IVA e o número de registo do cliente empresa são reescritos em cada fatura.
A ficha sabe o que antes só uma pessoa sabia
Qualquer pessoa da equipa recebe o cliente como só o patrão sabia, e cada valor em aberto é rastreável.
Como isso se parece no seu negócio
Fórmula de cor, preferências e última marcação, para cada colega saber o que foi feito.
Entregar em conta corrente e faturar uma vez por mês em vez de cobrar a cada entrega.
Histórico de compras para garantia e troca, mesmo sem recibo na mão.
- Negócios que faturam a empresas e concedem prazos de pagamento.
- Grossistas e fornecedores com descontos por grupo e preços negociados.
- Restaurantes e salões com contas de empresa ao lado dos clientes de passagem.
- Qualquer negócio que emita notas de crédito e precise de saber o que ainda está disponível.
Abrir uma conta de cliente
Uma ficha de cliente com contacto, histórico, gastos, valores em aberto e notas. Vender a crédito e cobrar no fim do mês.
Criar a ficha
Particular ou empresa. O número de cliente é atribuído pelo LUXPOS, ou introduzido por si se os seus números vêm de uma série existente.
Faturar e cobrar
Faturas, orçamentos, notas de crédito e talões de caixa ficam ligados à ficha. O prazo de pagamento da ficha define o vencimento.
Ler a conta e liquidar
Imputar uma nota de crédito a uma fatura em aberto, devolver um pagamento a mais, ou gerar o extrato de conta em PDF para o cliente.
O aspeto que tem em serviço
Cada imagem vem de uma conta real — talões registados, mesas abertas, recibos prontos. Sem maquetes desenhadas.
Fidelização
Faturas
Uma ficha, uma conta, um extrato
A ficha de cliente junta o que estava disperso: os documentos emitidos, o dinheiro recebido, o que fica em aberto e as condições acordadas.
A ficha de cliente
Contactos, várias moradas e notas internas, visíveis apenas internamente e nunca num documento. No cliente empresa: número de IVA, número de registo, número de cliente e prazo de pagamento, que depois define o vencimento da fatura.
A conta em três números
Faturado, liquidado, em aberto, mais o saldo de crédito disponível. O saldo em aberto aparece também na lista de clientes, por isso vê logo quem está atrasado.
O extrato de conta em PDF
Um documento com cada peça emitida, o total, o que foi liquidado e o que fica em aberto, as imputações de pagamento por trás de cada linha e o histórico de créditos. É o documento a enviar ao cliente que contesta um saldo.
Notas de crédito e pagamentos a mais
Uma nota de crédito confirmada entra na conta, um pagamento a mais fica registado, e o crédito é imputado a uma fatura em aberto, devolvido, ou fica disponível. Cada movimento é reversível: apagar a linha anula a operação.
Condições e preços B2B
Grupos de clientes com desconto por omissão, prazo de pagamento próprio e meios de pagamento permitidos, escalões de preço por quantidade, e um preço líquido negociado por cliente que prevalece sobre o resto.
Mandatos SEPA
Um mandato de débito direto é criado por cliente, ficam guardados os últimos quatro dígitos do IBAN e a referência, e uma fatura confirmada é depois cobrada sem o cliente ter de agir. Só fica marcada como paga quando o pagamento é confirmado.
Na prática luxemburguesa
Os documentos e os ecrãs usam os termos que a sua fiduciária espera, e os dados obrigatórios do cliente empresa são introduzidos uma única vez na ficha.
- Número de IVA e número de registo do cliente, levados para as faturas.
- Avoir, trop-perçu, imputé, réglé e relevé de compte: a terminologia habitual nos documentos em francês.
- Número de cliente atribuído pelo LUXPOS ou vindo da sua própria série, para ficar alinhado com a fiduciária.
- Prazo de pagamento por cliente ou por grupo de clientes.
Perguntas sobre contas de clientes
- Dá para definir um limite de crédito por cliente?
- Não, e preferimos dizê-lo: nada bloqueia e nada avisa quando o saldo em aberto cresce. O que tem é o saldo em aberto, sempre visível na lista de clientes e na ficha.
- Um cliente pode pagar por conta na caixa?
- Não. Não existe um meio de pagamento a crédito na caixa. O saldo de crédito faz o contrário: gasta uma nota de crédito ou um pagamento a mais já registado.
- Como funciona o extrato de conta?
- Gera-o a partir da conta do cliente e recebe um PDF com os documentos emitidos, os pagamentos imputados e os créditos. Não sai automaticamente: decide quando e a quem o envia.
- O que acontece a uma nota de crédito?
- Entra na conta do cliente e depois é imputada a uma fatura em aberto ou devolvida. A fatura mantém-se coerente, e a operação desfaz-se apagando a linha na conta.
- Dá para cobrar uma fatura por SEPA?
- Sim, se o cliente tiver assinado um mandato. O mandato é criado uma vez, depois uma fatura confirmada é cobrada sem ação do cliente, e só conta como paga quando o pagamento é confirmado.
- Podemos manter os nossos números de cliente?
- Sim. O número de cliente é atribuído automaticamente pelo LUXPOS ou introduzido por si, quando os seus números vêm de uma série existente ou de outro sistema.
Os outros módulos
Ponha as contas de clientes em ordem
Abrimos uma ficha com os seus dados e geramos um extrato de conta, para ver o que o cliente receberia.