Wer im Rückstand ist, was als Nächstes rausgeht, und zu welchen Bedingungen
LUXPOS setzt fällige Rechnungen auf überfällig, berechnet die nächste Mahnstufe und zeigt vor dem Versand, was dagegen spricht. Sie mahnen von Hand, oder Sie lassen den Lauf um acht Uhr mahnen.
- Drei Stufen, drei Tonlagen
- Mahnungen auf Französisch, Deutsch und Englisch
- Protokoll jedes Versands
Rechnungsliste mit Status offen, bezahlt und überfällig
Gemahnt wird, wenn man daran denkt, und das ist nie der richtige Moment
Die Fiduciaire rechnet jede Stunde ab, die sie mit Sortieren verbringt, und Fehler fallen erst nach dem Jahresabschluss auf.
- Fällige Rechnungen werden gemahnt, wenn jemand daran denkt, also selten.
- Niemand weiß, ob ein Kunde schon gemahnt wurde und auf welcher Stufe.
- Die Mahnung geht in der falschen Sprache raus, und der Ton ist beim ersten wie beim dritten Mal derselbe.
- Ein Kunde, dem man Aufschub zugesagt hat, bekommt trotzdem eine Mahnung.
Eine Buchhaltung, die während des Verkaufs mitläuft, und ein Export, bei dem die Fiduciaire nichts nachsortieren muss.
So sieht es in deinem Betrieb aus
Rechnung schreiben, verschicken und nachfassen, ohne dafür eine Fiduciaire zu brauchen.
Drei MwSt-Sätze auf einem Bon und ein Tagesabschluss, der zur Lade passt.
Aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, ohne alles neu zu tippen.
- Betriebe und Handwerker, die Firmen mit Zahlungszielen berechnen.
- Großhandel und Lieferanten mit vielen gleichzeitig offenen Rechnungen.
- Dienstleister, die erst freundlich und dann bestimmt mahnen wollen.
- Jeder Betrieb, der belegen muss, dass eine Mahnung tatsächlich rausgegangen ist.
Das Mahnwesen einrichten
Angebote und Rechnungen in deinem Design, Mahnstufen automatisch, Luxemburger MwSt-Sätze vorbereitet, Export für den Steuerberater.
Regeln festlegen
Karenzzeit, Fristen und Gebühren je Stufe, Verzugszinsen mit Ihrem Satz, Standardsprache, Antwortadresse und Blindkopie.
Liste durchsehen
Einem guten Kunden stunden, eine strittige Rechnung ausnehmen, eine Notiz hinterlassen. Was blockiert ist, bleibt mit seinem Grund sichtbar.
Schicken, oder schicken lassen
Eine Rechnung oder eine Auswahl von Hand mahnen, oder den Acht-Uhr-Lauf einschalten. In beiden Fällen füllt sich das Protokoll.
So sieht es aus, wenn es läuft
Jedes Bild kommt aus einem laufenden Konto — mit gebuchten Bons, offenen Tischen und fertigen Abrechnungen. Keine gezeichneten Entwürfe.
Rechnungen
Buchhaltung
Rechnung eines Freiberuflers
Eine Buchhaltung, die während des Verkaufs mitläuft, und ein Export, bei dem die Fiduciaire nichts nachsortieren muss.
Mahnen als Routine, nicht als unangenehme Pflicht
Das Modul sitzt neben den Rechnungen: es nimmt die Fälligkeiten, wendet Ihre Regeln an und hält fest, was rausgegangen ist.
Die Liste des Fälligen
Offene Rechnungen jenseits der Karenzzeit, mit der nächsten Mahnstufe bereits berechnet. Oben auf der Seite: überfällige Rechnungen, gemahnte Rechnungen und der gesamte offene Saldo.
Manuell oder automatisch
Im manuellen Betrieb schlägt die Liste vor und Sie schicken jede Mahnung selbst. Im automatischen Betrieb schickt der Lauf die fälligen Mahnungen um acht Uhr morgens. Der automatische Versand ist ab Werk aus, das Setzen fälliger Rechnungen auf überfällig läuft aber ohnehin täglich.
Drei Stufen, drei Tonlagen
Bis zu sechs Stufen, jede mit eigener Frist nach Fälligkeit und eigener Gebühr. Voreingestellt: Erinnerung nach sieben Tagen, Mahnung nach einundzwanzig Tagen, letzte Mahnung vor Beitreibung nach fünfunddreißig Tagen. Die Schreiben gibt es auf Französisch, Deutsch und Englisch, und die Sprache richtet sich nach dem Land des Kunden.
Hindernisse werden gezeigt, nicht übergangen
Rechnung vom Mahnlauf ausgenommen, Zahlung bis zu einem Datum gestundet, keine Mailadresse am Beleg, Teilzahlung von Hand zu prüfen: LUXPOS nennt den Grund, statt still zu versenden. Sie können den Versand bewusst erzwingen.
Gebühren und Verzugszinsen
Gebühren je Stufe und ein tagesgenau anteiliger Verzugszins mit Ihrem eigenen Satz. Die Mail zeigt eine Tabelle mit Gebühr, Zinsen und Summe. Wichtig zu wissen: diese Beträge sind Text in der Mahnung, sie werden nicht verbucht und erhöhen die Rechnung nicht.
Das Protokoll als Nachweis
Jede Mahnung behält Stufe, Empfänger, Betreff, Status sowie den offenen Betrag, die Gebühr, die Zinsen und die Verzugstage, eingefroren zum Zeitpunkt des Versands. Die Stufe steigt erst nach einem erfolgreichen Versand, die nächste baut also nie auf einem Fehlversuch auf.
Auf Luxemburg zugeschnitten
Zwei Dinge zählen hier: die Sprache des Kunden und der gesetzliche Verzugszins, der in einer Software nichts fest Verdrahtetes zu suchen hat.
- Schreiben auf Französisch, Deutsch und Englisch, weil die Rechnung die Sprache des Kunden trägt.
- Sprache nach dem Land des Kunden, sonst die Standardsprache des Betriebs, meist Französisch.
- Der Verzugszins ist nicht fest hinterlegt: in Luxemburg hängt der gesetzliche Satz am Leitzins der EZB und ändert sich halbjährlich, also tragen Sie Ihren eigenen ein.
- Der tägliche Lauf startet um acht Uhr luxemburgischer Zeit.
Fragen zum Mahnwesen
- Gehen die Mahnungen von allein raus?
- Nur wenn Sie den automatischen Versand einschalten, der ab Werk aus ist. Sonst schlägt die Liste vor und Sie schicken selbst. In beiden Fällen geht die Mahnung per E-Mail raus: Brief und SMS gibt es nicht.
- In welcher Sprache geht die Mahnung raus?
- Die Schreiben gibt es auf Französisch, Deutsch und Englisch. Die Sprache richtet sich nach dem Land des Kunden, ersatzweise nach der Standardsprache, die Sie für den Betrieb eingestellt haben.
- Kann man einem guten Kunden Aufschub geben?
- Ja. Sie stunden die Rechnung bis zu einem Datum oder nehmen sie dauerhaft vom Mahnwesen aus, mit einer Notiz zur Begründung. Die Rechnung bleibt mit ihrem Grund in der Liste sichtbar.
- Werden Mahngebühren und Zinsen in Rechnung gestellt?
- Nein. Sie erscheinen in der Mail als Tabelle mit Summe, werden aber weder der Rechnung zugeschlagen noch verbucht. Wer sie einziehen will, muss sie getrennt berechnen.
- Wird eine teilweise bezahlte Rechnung gemahnt?
- Automatisch nie. Sie erscheint als blockiert, weil der Restbetrag von Hand geprüft werden muss, bevor eine Mahnung mit einer Zahl rausgeht.
- Kann ich belegen, dass gemahnt wurde?
- Ja. Jeder Versand wird mit Stufe, Empfänger, Betreff, Status und den damals gültigen Beträgen festgehalten. Wer behauptet, nie gemahnt worden zu sein, wird vom Protokoll widerlegt.
Die anderen Module
Holen Sie herein, was Ihnen zusteht
Wir stellen die Stufen mit Ihnen ein und gehen Ihre heutigen offenen Rechnungen durch, bevor die erste Mahnung rausgeht.