Wer dir was schuldet, steht auf einer Akte
Jeder Kunde hat eine Akte: Kontaktdaten, Rechnungen, Angebote, Kassenbons, Adressen und sein Konto. Der offene Saldo steht direkt darin, und der Kontoauszug lässt sich als PDF ziehen, wenn der Kunde danach fragt.
- Berechnet, bezahlt, offen je Kunde
- Kontoauszug als PDF
- Gutschriften auf eine Rechnung anrechnen
Kundenakte mit Verlauf und offenem Betrag
Der Saldo eines Kunden sollte nicht vom Gedächtnis einer Person abhängen
Wer in den Urlaub fährt, nimmt das Wissen mit, und offene Kundenkonten findet hinterher niemand wieder.
- Was ein Kunde noch schuldet, verteilt sich auf Rechnungen, ein Heft und den Kopf des Inhabers.
- Ein Kunde will die Jahresübersicht, und jemand baut sie von Hand in einer Tabelle nach.
- Irgendwo liegt eine Gutschrift, aber niemand weiß, ob sie schon verwendet wurde.
- Mehrwertsteuernummer und Handelsregisternummer des Firmenkunden werden auf jeder Rechnung neu getippt.
Die Akte weiß, was vorher nur einer wusste
Jeder im Team begrüßt den Kunden so, wie es sonst nur der Chef konnte, und jeder offene Betrag ist nachvollziehbar.
So sieht es in deinem Betrieb aus
Farbformel, Vorlieben und letzter Termin, damit jede Kraft weiß, was zuletzt gemacht wurde.
Auf Kundenkonto liefern und einmal im Monat abrechnen statt bei jeder Lieferung zu kassieren.
Kaufverlauf für Garantie und Umtausch, auch ohne Kassenzettel in der Hand.
- Betriebe, die Firmen berechnen und Zahlungsziele gewähren.
- Großhandel und Lieferanten mit Gruppenrabatten und ausgehandelten Preisen.
- Restaurants und Salons mit Firmenkonten neben der Laufkundschaft.
- Jeder Betrieb, der Gutschriften ausstellt und wissen muss, was davon noch offen ist.
Ein Kundenkonto einrichten
Eine Kundenakte mit Kontakt, Verlauf, Ausgaben, offenen Beträgen und Notizen. Auf Rechnung verkaufen und am Monatsende sammeln.
Akte anlegen
Privat oder Firma. Die Kundennummer vergibt LUXPOS, oder du trägst deine eigene ein, wenn die Nummern aus einer bestehenden Serie kommen.
Berechnen und kassieren
Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Kassenbons hängen an der Akte. Das Zahlungsziel der Akte setzt die Fälligkeit.
Konto lesen und ausgleichen
Eine Gutschrift auf eine offene Rechnung anrechnen, eine Überzahlung auszahlen, oder den Kontoauszug als PDF für den Kunden ziehen.
So sieht es aus, wenn es läuft
Jedes Bild kommt aus einem laufenden Konto — mit gebuchten Bons, offenen Tischen und fertigen Abrechnungen. Keine gezeichneten Entwürfe.
Treue
Rechnungen
Eine Akte, ein Konto, ein Auszug
Die Kundenakte führt zusammen, was vorher verstreut war: ausgestellte Belege, eingegangenes Geld, offene Beträge und vereinbarte Konditionen.
Die Kundenakte
Kontaktdaten, mehrere Adressen und interne Notizen, die nur intern sichtbar sind und nie auf einem Beleg erscheinen. Beim Firmenkunden zusätzlich Mehrwertsteuernummer, Handelsregisternummer, Kundennummer und Zahlungsziel, das später das Fälligkeitsdatum der Rechnung vorgibt.
Das Konto in drei Zahlen
Berechnet, bezahlt, offen, dazu das verfügbare Guthaben. Der offene Saldo steht auch in der Kundenliste, du siehst also auf einen Blick, wer hängt.
Der Kontoauszug als PDF
Ein Dokument mit jedem ausgestellten Beleg, seinem Gesamtbetrag, dem bezahlten und dem offenen Teil, den dahinterliegenden Zahlungszuordnungen und dem Guthabenverlauf. Genau das Dokument, das ein Kunde bekommt, der einen Saldo bestreitet.
Gutschriften und Überzahlungen
Eine bestätigte Gutschrift wird dem Konto zugeführt, eine Überzahlung erfasst, und das Guthaben wird auf eine offene Rechnung angerechnet, ausgezahlt oder bleibt stehen. Jede Bewegung ist umkehrbar: die Zeile löschen hebt sie auf.
Konditionen und B2B-Preise
Kundengruppen mit Standardrabatt, eigenem Zahlungsziel und erlaubten Zahlungsarten, Mengenstaffeln je Gruppe, und ein ausgehandelter Nettopreis je Kunde, der allem anderen vorgeht.
SEPA-Mandate
Ein Lastschriftmandat wird je Kunde eingerichtet, die letzten vier Stellen der IBAN und die Referenz bleiben hinterlegt, und eine bestätigte Rechnung wird danach ohne Zutun des Kunden eingezogen. Bezahlt ist sie erst, wenn die Zahlung bestätigt zurückkommt.
In der luxemburgischen Praxis
Belege und Masken nutzen die Begriffe, die deine Fiduciaire erwartet, und die Pflichtangaben des Firmenkunden werden einmal auf der Akte erfasst.
- Mehrwertsteuernummer und Handelsregisternummer des Kunden, übernommen auf die Rechnungen.
- Avoir, trop-perçu, imputé, réglé und relevé de compte: die üblichen Begriffe auf den französischsprachigen Belegen.
- Kundennummer von LUXPOS vergeben oder aus der eigenen Serie übernommen, damit es zur Fiduciaire passt.
- Zahlungsziel je Kunde oder je Kundengruppe.
Fragen zu Kundenkonten
- Kann man je Kunde ein Kreditlimit setzen?
- Nein, und das sagen wir lieber deutlich: nichts blockiert und nichts warnt, wenn der offene Saldo wächst. Was du hast, ist der offene Saldo, der dauerhaft in der Kundenliste und auf der Akte steht.
- Kann ein Kunde an der Kasse auf Rechnung zahlen?
- Nein. Eine Zahlungsart auf Kredit gibt es an der Kasse nicht. Das Guthaben macht das Gegenteil: es verbraucht eine bereits erfasste Gutschrift oder Überzahlung.
- Wie funktioniert der Kontoauszug?
- Du erzeugst ihn aus dem Konto des Kunden und erhältst ein PDF mit den ausgestellten Belegen, den zugeordneten Zahlungen und den Guthaben. Er geht nicht automatisch raus: du entscheidest, wann und an wen.
- Was passiert mit einer Gutschrift?
- Sie wird dem Kundenkonto zugeführt und dann auf eine offene Rechnung angerechnet oder ausgezahlt. Die betroffene Rechnung bleibt stimmig, und die Buchung lässt sich durch Löschen der Kontozeile zurücknehmen.
- Kann eine Rechnung per SEPA eingezogen werden?
- Ja, wenn der Kunde ein Mandat erteilt hat. Das Mandat wird einmal eingerichtet, danach wird eine bestätigte Rechnung ohne Zutun des Kunden eingezogen, und sie gilt erst als bezahlt, wenn die Zahlung bestätigt ist.
- Können wir unsere eigenen Kundennummern behalten?
- Ja. Die Kundennummer vergibt entweder LUXPOS automatisch, oder du trägst sie selbst ein, wenn deine Nummern aus einer bestehenden Serie oder einem anderen System stammen.
Die anderen Module
Bring deine Kundenkonten in Ordnung
Wir legen eine Akte mit deinen eigenen Daten an und ziehen einen Kontoauszug, damit du siehst, was der Kunde bekäme.